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Le guide ultime pour choisir une photocopieuse et imprimante professionnel

Par Arthur , le mars 27, 2024 , mis à jour le avril 2, 2024 - 6 minutes de lecture

Dans le monde actuel, les entreprises ont besoin de solutions fiables et efficaces pour gérer leurs besoins en matière de documents. C’est là qu’interviennent les photocopieuses, les imprimantes professionnelles et les caractéristiques à prendre en compte lors de la sélection d’un appareil. Dans cet article, nous aborderons les différents aspects des photocopieurs et imprimantes professionnelles, tels que la dimension des photocopieurs, les formats compatibles et les fonctionnalités essentielles.

Table des matières

Comprendre les fonctions principales d’une photocopieuse professionnelle

Au cœur de tout bureau, il y a généralement un appareil capable de réaliser plusieurs tâches : l’impression, la copie, la numérisation et parfois même la télécopie. Ces dispositifs multitâches sont souvent désignés sous le nom de photocopieur multifonction (MFP). Selon les besoins spécifiques de votre entreprise, ces fonctions peuvent varier en termes de capacité, de vitesse et de qualité. Il est donc crucial de déterminer quel type d’équipement convient le mieux à vos exigences particulières.

Imprimer, copier et numériser

Les fonctions les plus courantes d’un MFP sont l’impression, la copie et la numérisation. Pour évaluer la performance d’un appareil dans ces domaines, il est important de considérer ses vitesses d’impression et de copie, ainsi que sa résolution maximale. Une vitesse d’impression et de copie plus élevée signifie que l’appareil peut traiter un plus grand nombre de pages par minute, ce qui est essentiel pour les bureaux à fort volume.

Par exemple, un photocopieur professionnel capable d’imprimer jusqu’à 40 pages par minute (ppm) conviendrait mieux à une entreprise avec des besoins en impression modérés à élevés qu’un appareil ne pouvant gérer que 20 ppm. De même, une résolution maximale plus élevée, mesurée en points par pouce (dpi), garantit une qualité d’image supérieure lors de la numérisation et de l’impression.

Télécopier : une fonction encore utilisée ?

La télécopie peut sembler obsolète dans le monde numérique actuel, mais elle joue encore un rôle important dans certaines industries, telles que les services juridiques et les secteurs gouvernementaux. Si la télécopie est nécessaire pour votre entreprise, recherchez un photocopieur MFP qui inclut cette fonctionnalité et assurez-vous de vérifier ses vitesses de transmission et autres caractéristiques importantes pour faciliter les communications par télécopie.

Les dimensions du photocopieur : un facteur essentiel à prendre en compte

L’espace disponible dans votre bureau doit être pris en compte lors de la sélection d’un photocopieur approprié. La dimension du photocopieur varie généralement en fonction de l’ensemble des caractéristiques offertes par l’appareil. Les modèles compacts et de table sont conçus pour s’adapter aux espaces restreints, tandis que les unités plus grandes offrent une capacité accrue et d’autres fonctionnalités avancées.

Il est essentiel de mesurer l’espace dédié au photocopieur et de tenir compte des dimensions du dispositif que vous envisagez d’acheter. N’oubliez pas de prendre en considération la distance nécessaire pour ouvrir les bacs à papier, accéder aux commandes du panneau et effectuer des interventions telles que le remplacement des cartouches de toner ou le dégagement des bourrages papier.

Les formats de copie : comment choisir l’appareil adapté

En fonction de la nature de votre entreprise et des types de documents que vous utilisez régulièrement, vous devrez être attentif aux formats de copie compatibles avec l’appareil que vous choisissez.

Formats papier compatibles et alimentation

Les photocopieurs et imprimantes professionnelles sont généralement capables de gérer un éventail de formats de papier standard, tels que A4, A5 et A6. Les modèles haut de gamme offrent parfois la prise en charge de formats plus spécialisés, comme les enveloppes, les étiquettes ou les cartes de visite. Assurez-vous que la machine peut gérer les différents formats de papier utilisés couramment dans votre environnement professionnel.

L’alimentation papier peut également varier entre les appareils. Les machines haut de gamme disposent généralement de plusieurs bacs à papier avec une capacité de plusieurs centaines de feuilles, ce qui vous évite de recharger constamment le papier.

Impression recto-verso et agrafage

L’impression recto-verso est un aspect important pour les entreprises soucieuses de l’environnement et désireuses de réduire leurs coûts liés au papier. Cette fonction permet d’imprimer des documents sur les deux faces d’une feuille de papier sans avoir à retourner manuellement la page. Pour bénéficier de cette fonctionnalité pratique, recherchez un photocopieur MFP équipé d’un dispositif d’impression recto-verso automatique.

L’agrafage est une autre fonctionnalité utile, en particulier pour les bureaux qui traitent de nombreux documents à assembler. Certains appareils sont équipés de systèmes d’agrafage intégrés ou externes qui peuvent agrafer automatiquement les pages avant de les éjecter. Si cela s’avère nécessaire pour votre entreprise, pensez à investir dans un modèle doté de cette option.

Connectivité et fonctionnalités sans fil

Avec l’intégration croissante des smartphones et des tablettes dans notre vie quotidienne, il est essentiel que votre photocopieur professionnel puisse se connecter à ces appareils. La plupart des imprimantes modernes sont équipées de capacités Wi-Fi, permettant aux employés d’imprimer facilement et rapidement depuis leur poste de travail mobile.

Certaines machines offrent également une connectivité via Ethernet, idéale pour les environnements de bureau plus classiques où les ordinateurs de bureau sont encore largement utilisés. Avant de faire votre choix, prenez en compte les besoins de connectivité spécifiques à votre entreprise et assurez-vous que l’appareil sélectionné peut répondre à ces exigences.

Coûts d’entretien et de consommables

Dernier point mais non des moindres, il est crucial de considérer les coûts d’entretien et de consommables lors de la sélection de votre photocopieur ou imprimante professionnel. En termes de budget, il est essentiel de prendre en compte le prix des cartouches d’encre ou de toner, ainsi que la durée de vie moyenne de ces cartouches.

Au-delà du coût initial de la machine, ce sont ces dépenses régulières qui auront un impact important sur votre budget global. Optez pour un modèle qui offre une faible consommation d’énergie et des consommables à un prix abordable pour minimiser les coûts opérationnels en continue.